Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich darauf vorbereitet sein, im inländischen Geschäftsverkehr elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung, solche Rechnungen selbst auszustellen, wird dagegen über Übergangsregeln eingeführt.
Ist eine PDF schon eine E-Rechnung?
Nicht automatisch. Eine gewöhnliche PDF-Datei enthält normalerweise keine strukturierten, maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten nach dem vorgeschriebenen Standard. Zu den gängigen E-Rechnungsformaten gehören XRechnung und ZUGFeRD.
Was gilt wann?
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- 2025–2026: Rechnungsaussteller können in vielen Fällen noch andere Rechnungsarten nutzen; für den PDF-Versand ist im relevanten Fall die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € endet die allgemeine Übergangsfrist; für Unternehmen bis zu diesem Umsatz gilt sie grundsätzlich noch bis Ende 2027.
- Ab 2028: Die allgemeinen Übergangsfristen sind abgelaufen, wobei gesetzliche Ausnahmen weiter gelten.
Und was ist mit der Kleinunternehmerregelung?
Ein wichtiger Unterschied: Kleinunternehmer sind laut Bundesfinanzministerium von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Das wird in vereinfachten Übersichten häufig vermischt.
Welche Software hilft?
Für wenige Ausgangsrechnungen kann der kostenlose Tarif von sevdesk interessant sein. easybill nennt ein höheres Gratis-Dokumentenlimit, beschränkt dort aber die Kontaktzahl. Wer zusätzlich Buchführung und EÜR benötigt, sollte die Buchhaltungspakete der Anbieter vergleichen.
Quellen und Stand
Stand: 14. Oktober 2026. Für Fragen zum Einzelfall sind Steuerberatung oder Finanzverwaltung die richtige Anlaufstelle.